Die KI liest das Postfach. Ihr Team gibt frei.
Der Assistent erkennt, worum es in einer Mieter- oder Eigentümermail geht, schlägt Objekt und Einheit vor, findet den laufenden Vorgang und bereitet die Antwort vor. Freigeben tut ein Mensch.
Postfach-Sprint · 4 Wochen · 5.000 EUR Festpreis, zzgl. USt. · Quellcode gehört Ihnen
- 62,1 %
der Verwaltungen bezeichnen sich als überlastet.
Quelle: VDIV-Branchenbarometer 2026
- 57,1 %
wollen arbeitsintensive Objekte abgeben statt zusätzliche annehmen.
Quelle: VDIV-Branchenbarometer 2026
- 40 %
haben eine klar definierte Digitalisierungsstrategie — obwohl knapp drei Viertel ihr Verwaltersystem umfassend nutzen.
Quelle: EBZ Business School 2025
Das Problem ist nicht die fehlende Software. Sie haben ein Verwaltersystem, und Sie nutzen es. Das Problem ist die Arbeit, die davor liegt: alles, was passieren muss, bevor ein Vorgang überhaupt im System ankommt.
Zwanzig Minuten für eine Antwort aus zwei Sätzen.
Freitag, 16:40 Uhr. Im Postfach liegt eine Mail von [email protected]. Betreff: „Immer noch kalt“. Im Text steht, dass es seit Mittwoch nicht warm wird und dass das so nicht geht.
Kein Objekt. Keine Einheit. Kein Nachname. Kein Bezug zu dem Vorgang, den eine Kollegin am Mittwoch bereits angelegt hat.
Was jetzt folgt, kennt jede Verwaltung: Adresse aus einer früheren Mail suchen. Einheit im Verwaltersystem nachschlagen. Prüfen, ob dazu schon etwas läuft. Feststellen, dass die Heizungsfirma längst beauftragt ist. Herausfinden, dass der Termin am Montag liegt. Eine Antwort formulieren, die weder etwas zusagt noch abwimmelt. Wiedervorlage auf Montag setzen.
Zwanzig Minuten. Für eine Mail, deren eigentliche Antwort aus zwei Sätzen besteht. Und im Postfach liegen noch vierzig weitere.
Genau diese zwanzig Minuten sind der Punkt. Nicht das Antworten — das Vorbereiten.
Was der Assistent übernimmt.
- 01
Anliegen erkennen
Der Assistent liest die Mail und benennt, worum es geht: Heizung, Abrechnung, Lärm, Schlüssel, Eigentümerfrage, Kündigung.
- 02
Objekt und Einheit vorschlagen
Auch bei einer Freemail-Adresse ohne Bezug im Text. Der Vorschlag stützt sich auf frühere Nachrichten, Stammdaten und Absenderhistorie — und ist als Vorschlag gekennzeichnet, nicht als Tatsache.
- 03
Laufenden Vorgang finden
Gibt es zu dieser Einheit bereits eine offene Sache, hängt die Mail daran. Statt eines zweiten Vorgangs, den später jemand zusammenführen muss.
- 04
Dringlichkeit einschätzen
Heizungsausfall im Januar ist etwas anderes als eine Frage zur Nebenkostenabrechnung im Juli. Die Einschätzung ist begründet und damit überprüfbar.
- 05
Antwort vorbereiten
Ein Entwurf im Ton Ihres Hauses, mit dem Stand, den der Vorgang hergibt. Fehlende Angaben werden sichtbar markiert, nicht erfunden.
- 06
Bestätigen
Ihre Mitarbeiterin liest, korrigiert wo nötig, gibt frei. Erst dann geht etwas raus.
Fünf Schritte sind Vorarbeit. Der sechste heißt Bestätigen — und den drückt ein Mensch. Automatischen Versand baue ich nicht ein, auch nicht als Option für später. Der wichtigste Knopf heißt Bestätigen.
Der Postfach-Sprint.
5.000 EUR
Festpreis, zzgl. USt. · 4 Wochen · Quellcode gehört Ihnen
- Woche 1
Rund 300 echte Mails ansehen
Anonymisiert, aus Ihrem Postfach. Ich sortiere, was tatsächlich hereinkommt, und in welchen Anteilen. Am Ende der Woche wissen Sie, welche fünf Anliegen zwei Drittel Ihres Postfachs ausmachen.
- Woche 2
Zuordnung bauen und messen
Der Assistent ordnet Objekt, Einheit und Vorgang zu. Gemessen wird an einer Trefferquote auf Ihren echten Mails — nicht an einer Demo mit ausgesuchten Beispielen. Die Zahl bekommen Sie, auch wenn sie unangenehm ist.
- Woche 3
Ein Praxistag
Eine Mitarbeiterin arbeitet einen Tag lang damit. Was sie stört, wird gebaut. Was sie nicht braucht, fliegt raus. Ein Tag echte Nutzung schlägt drei Wochen Vermutung.
- Woche 4
Freigabeschritt und Übergabe
Der Bestätigen-Schritt wird sauber gebaut und dokumentiert. Sie bekommen den Quellcode, eine Betriebsdokumentation und eine ehrliche Einschätzung, was der Assistent kann und was nicht.
Nicht enthalten
- Ihre Verwaltersoftware ersetzen
- Datenmigration
- Ein Portal für Mieter oder Eigentümer
- Rechtsberatung
- 29,12 EUR
- durchschnittliche WEG-Vergütung je Einheit und Monat, 2025Quelle: VDIV-Branchenbarometer 2026
- 349,44 EUR
- je Einheit und Jahr
- rund 14 Einheiten
- deren Jahresvergütung dem Sprint entspricht
Bei 300 verwalteten Einheiten sind das knapp fünf Prozent eines Jahres. Bei 1.000 Einheiten gut anderthalb Prozent. Ob sich das lohnt, hängt an einer einzigen Frage: Wie viele Stunden pro Woche gehen bei Ihnen für Vorarbeit im Postfach drauf? Wenn Sie die Zahl nicht kennen, ist das der erste Punkt, den wir im Gespräch klären — und manchmal endet es dort.
Ausbaustufen, wenn es trägt.
Diese Module sind kein Einstieg. Sie ergeben erst Sinn, wenn der Sprint gelaufen ist und die Zuordnung nachweislich funktioniert. Jedes ist ein eigenes Paket mit eigenem Festpreis auf Anfrage.
- 01
Objektgedächtnis
Alle Vorgänge, Dokumente, Mängel und Handwerker je Objekt durchsuchbar. Damit die Antwort auf „was war da eigentlich 2023?“ nicht an einer einzelnen Kollegin hängt.
- 02
Ticket- und Fristenlogik
Vorgänge bekommen einen Zustand, Fristen bekommen eine Wiedervorlage. Was liegen bleibt, wird sichtbar, bevor jemand nachfragt.
- 03
Dokumentenverarbeitung
Mietverträge, Rechnungen und Schriftverkehr werden gelesen und dem Objekt zugeordnet. Ohne dass jemand sie vorher in den richtigen Ordner legt.
- 04
Schriftverkehr aus Ihren Vorlagen
Mahnungen und Handwerkeraufträge entstehen aus den Word-Vorlagen, die Sie heute schon benutzen. Immer mit Freigabe, nie automatisch.
Fünf Fällen sage ich ab.
- 01
Unter 300 Einheiten
Dann ist Ihr Postfach überschaubar genug, dass sich der Aufwand nicht zurückverdient. Ich sage Ihnen das lieber vorher als hinterher.
- 02
Mieter melden ausschließlich über ein Portal
Wenn keine freien Texte hereinkommen, gibt es nichts zu erkennen. Das Portal hat die Zuordnung bereits erledigt.
- 03
Ein Softwarewechsel läuft gerade
Zwei Baustellen gleichzeitig gehen schief. Melden Sie sich, wenn das neue System steht.
- 04
Drei Mitarbeiter beschreiben denselben Vorgang unterschiedlich
Dann fehlt kein Assistent, sondern eine Absprache. Die kann ich nicht bauen, und Software zementiert das Durcheinander nur.
- 05
Das Ziel ist Personalabbau
Dafür ist das hier das falsche Werkzeug. Der Assistent bereitet vor, entscheiden muss weiterhin ein Mensch — und der muss da sein.
Wenn einer dieser Punkte zutrifft, sage ich das im Gespräch. Ein Projekt, das sich nicht rechnet, ist für uns beide der teurere Weg.
Mieterdaten sind kein Testmaterial.
- AV-Vertrag, auch für Unterauftragsverarbeiter
- Vor dem Start steht schriftlich fest, wer welche Daten verarbeitet — ich und jeder Dienst, den der Assistent benutzt.
- Kein Training mit Mieterdaten
- Ihre Nachrichten fließen in kein Modelltraining. Das ist vertraglich zugesichert, nicht nur beabsichtigt.
- Testlauf mit synthetischen Daten
- Gebaut und geprüft wird zuerst mit erfundenen Fällen. Echte Mieterdaten kommen erst ins Spiel, wenn die Verarbeitung geklärt ist.
- DSGVO-Mindestprüfung vor jedem Pilotbetrieb
- Datenfluss, Rollen, Aufbewahrung, Löschung. Ohne diese vier Punkte geht nichts live.
Ohne Formular, ohne E-Mail-Adresse. Die Punkte, die vor jedem Pilotbetrieb geklärt sein müssen — auch wenn Sie am Ende mit jemand anderem arbeiten.
Ein Entwickler, kein Vertrieb.
Ich bin Daniel Weller, Softwareentwickler aus Lauterbach in Hessen. DW Digital Ventures ist ein Ein-Personen-Unternehmen. Sie kaufen keinen Agentur-Slot, sondern die Person, die den Code schreibt.
Meine ersten Jahre habe ich in der Banking-IT verbracht. Dort lernt man zwei Dinge, die hier zählen: dass ein Freigabeschritt kein Schönheitsfehler im Ablauf ist, sondern der Ablauf, und dass ein System, das man nicht prüfen kann, kein fertiges System ist.
Seither habe ich Fachanwendungen für Handwerk, Kanzleien, Medizin und Compliance gebaut — vom Formularworkflow bis zur Dokumentenanalyse.
Was ich nicht mitbringe: Referenzen aus der Immobilienverwaltung. Der Postfach-Assistent ist ein neues Angebot, und Sie wären früh dabei. Deshalb der Festpreis, deshalb der Quellcode für Sie, und deshalb die Trefferquote statt einer Demo.
Erzählen Sie mir von Ihrem Freitagnachmittag.
Zwanzig Minuten am Telefon. Sie beschreiben, wie ein typischer Freitagnachmittag in Ihrem Postfach aussieht. Ich sage Ihnen, ob sich ein Sprint rechnet — oder welcher der fünf Fälle oben auf Sie zutrifft.
Lieber schreiben? [email protected]