Rechnungseingang automatisieren: wann ein Standard-Tool reicht und wann nicht

Eingangsrechnungen von Hand ins System tippen kostet jede Woche Stunden. Kein Wunder, dass es viele Tools gibt, die das automatisieren. Die meisten Vergleiche zählen nur Anbieter auf. Die wichtigere Frage ist: Passt Ihr Prozess überhaupt in ein Standard-Tool, oder brauchen Sie etwas, das sich an Sie anpasst?

Was Standard-Tools gut können

Lösungen wie Candis, Klippa, sevdesk oder Finmatics lesen Rechnungen per OCR aus, ordnen Felder zu und schieben sie in einen Freigabe-Workflow. Wenn Ihr Ablauf dem entspricht, den diese Tools vorsehen, sind sie schnell eingerichtet und günstig. Für Standard-Buchhaltung mit gängigem Workflow ist das oft die richtige Wahl.

Wo Standard-Tools an die Grenze kommen

Schwierig wird es, wenn Ihr Prozess vom Standard abweicht: eine mehrstufige Freigabe quer durch Abteilungen, ein ERP oder Warenwirtschaftssystem, das das Tool nicht sauber anbindet, Sonderregeln für bestimmte Lieferanten, oder ein Abgleich mit Bestellungen, den das Tool nicht kennt. Dann biegen Sie entweder Ihren Prozess auf das Tool zurecht, oder die manuelle Arbeit bleibt teilweise bestehen.

Wann sich eine individuelle Lösung lohnt

Eine maßgeschneiderte Lösung lohnt sich, wenn Ihr Freigabe- und Abgleichprozess Teil Ihres Funktionierens ist, nicht nur Verwaltung. Statt Ihren Ablauf an ein Tool anzupassen, wird die Automatisierung an Ihren echten Prozess und Ihre Systeme angebunden. Bei DW Digital Ventures heißt das: ein Ablauf, Festpreis ab 5.000 EUR, fertig in 4 bis 8 Wochen, angebunden an das ERP, das Sie schon nutzen.

Die ehrliche Faustregel: Standard-Prozess, Standard-Tool. Eigener Prozess, eigene Lösung. Wer den falschen Weg wählt, zahlt entweder mit unpassenden Workarounds oder mit Software, die zu viel kann und trotzdem nicht passt.